(ТОП 10) Лучшие простые советы по управлению процессом RFI в полевых условиях

В коммерческом строительстве в среднем будет обменено около 270 ЗИ на строительный проект сроком на один год и до 1400 ЗИ на строительный проект продолжительностью пять лет. Глядя на эту статистику, становится ясно, что RFI (запросы информации) являются важной частью процесса строительства.

ЗПИ в управлении строительством — это официальная форма, которая пишется генеральным подрядчиком или иногда субподрядчиком для архитектора или инженера или для уточнения любой информации, которая относится (но не ограничивается) к проектным чертежам, спецификациям, стандартам и контрактам.

На данный момент RFI звучит просто, в конце концов, это просто письменное сообщение, насколько это может быть сложно? Чтобы ответить на этот вопрос, согласно исследованию Navigant Consulting, чтение, анализ и ответ на запрос RFI занимает около 10 дней и стоит около 1080 долларов за запрос. Слишком большое количество неэффективных RFI может отрицательно сказаться на прибыли компании, а в худшем случае процесс RFI может стать поводом для судебных исков.

Итак, как вы управляете процесс запроса информации в строительстве, поэтому он делает то, что должен делать в первую очередь для снижения риска и повышения эффективности? Вот несколько практических предложений, которые владельцы и подрядчики могут использовать для улучшения процесса ЗПИ в полевых условиях.

(10 лучших) лучших советов по улучшению процесса RFI в полевых условиях

1. Определить RFI в контракте

Это предложение может быть более применимо к владельцам, чем к руководителям проектов, но мы все равно решили поместить его здесь. Поскольку RFI могут использоваться в качестве основы для юридических претензий, лучше пресечь это в зародыше, включив определения, относящиеся к RFI и процессу RFI, которые будут использоваться в Общих положениях и условиях контракта. Определение этих терминов гарантирует, что все знают, что ожидается, а также последствия.

2. Используйте программное обеспечение для управления строительством RFI

UСтроительные продукты RFI, такие как программное обеспечение для отслеживания, такое как Procore, помогут оптимизировать процесс RFI следующими способами:

• Обеспечить централизованный центр для членов команды, чтобы отслеживать RFI
• Стандартизируйте процесс RFI, предоставив шаблон со всей соответствующей информацией, которую необходимо заполнить.
• Улучшает мониторинг и отслеживание РЧ-помех, а также влияние РЧ-помех на проект.

3. Определение процесса RFI

Убедитесь, что в вашей компании действует четко определенный процесс RFI. Что еще более важно, убедитесь, что все, кто участвует в процессе RFI, хорошо осведомлены и обучены этому процессу.

4. Пресекайте RFI в зародыше

Хороший RFI – это вообще не RFI. Поощрение обсуждения и сотрудничества между архитекторами, подрядчиками и другими торговыми партнерами уже в процессе проектирования может вообще избежать нескольких запросов на запросы. BIM (Информационное моделирование зданий) также может помочь решить любые вопросы и проблемы, которые могут возникнуть у сторон.

5. Задайте один вопрос на RFI

Чтобы запрос информации об управлении строительством был эффективным, важно задать один хорошо сформулированный конкретный вопрос. Вы можете сопровождать его подвопросами, относящимися к основному вопросу, но в RFI должен быть только ОДИН вопрос. Составление RFI с большим количеством вопросов может вызвать путаницу и недостаточную ясность для всех участников.

6. Прикрепите визуальные эффекты к вашему RFI

Иногда будут моменты, когда вопрос, который мы хотим задать, теряется при переводе. Чтобы этого не произошло, включите фотографии, рисунки и даже видео в свои RFI, чтобы вы могли быть уверены, что все поняли. Как говорится в старой поговорке, «картинка стоит тысячи слов».

7. Пишите хорошо написанные заголовки RFI

Когда вы пишете RFI, убедитесь, что вы предоставили четкое, описательное и краткое название. Если вы напишете общие заголовки, это не даст контекста того, о чем идет речь в целом. Чтобы проиллюстрировать вместо того, чтобы писать Цвет краски на потолочных балках, вы можете быть более описательным и сказать Красное дерево коричневого цвета A0078 на потолочных балках, 5-й этаж, подтверждение цвета краски. Еще несколько слов в заголовке имеют большое значение.

8. Когда вы получаете RFI, тщательно проверьте его

Если на RFI был дан ответ, и он был возвращен вам, значит, на вопрос, который вы написали, был дан хороший ответ. Ответственное лицо должно быть в состоянии полностью ответить на вопрос или предоставить четкое, краткое решение или рекомендацию. Если вы не удовлетворены ответом, свяжитесь с ответственным лицом и отправьте RFI обратно.

9. Организовать RFI

Частью хорошего процесса RFI является включение способа отслеживания RFI. Он может быть в нескольких формах. Если ваша фирма по-прежнему использует бумажные RFI, убедитесь, что у вас есть место для их организации, а также журнал, чтобы держать вас в курсе состояния RFI. Если вы используете электронную таблицу для отслеживания RFI, этот журнал должен содержать, среди прочего, по крайней мере следующее: имя RFI, дату отправки RFI и дату ответа на RFI. Убедитесь, что этот журнал обновляется как можно чаще.

Хорошей идеей было бы инвестировать в программное обеспечение для отслеживания RFI, такое как Procore, чтобы отслеживать ваши RFI.

10. Направить RFI соответствующим людям

Направьте RFI не только ответственному лицу, но и людям, которых это затронет. Например, ЗПИ, предназначенный для инженера-строителя, не влияет только на эту команду, но может иметь некоторое влияние и на группу проектировщиков. Помните, что строительный проект — это командная работа.