(РУКОВОДСТВО) Технология улучшения деловых сделок

Появляется все больше и больше сообщений о революционных технологических достижениях, и вполне естественно, что бизнес-лидеры иногда приходят в замешательство. На основе интервью с участниками Ежегодного глобального опроса руководителей компаний PwC в 2021 году было установлено, что 77% из них обеспокоены темпами технологического прогресса в своей отрасли. Бизнесмены также заявили, что их приоритетом является безопасность данных. При этом на первом месте среди инструментов обмена информацией стоит программное обеспечение комнаты данных.

Обмен конфиденциальной информацией

Во многих ситуациях менеджерам или сотрудникам необходимо поделиться конфиденциальной информацией с различными партнерами. Что бы ни планировалось при этом — слияния и поглощения, обмен юридическими документами или привлечение инвестиций в частный фонд, лучшим решением будет использование услуг комнаты данных. Такое программное обеспечение имеет ряд особенностей.

В таких решениях используются современные технологии безопасности. Пользователи могут быть уверены в конфиденциальности передаваемой информации.

API — одно из ключевых преимуществ при использовании виртуальных платформ. Вам и вашим партнерам не нужна специальная подготовка — вы сможете начать работать с данными уже через несколько минут после создания комнаты.

Когда сравнение поставщиков виртуальных комнат данных, следует обратить внимание на стоимость продукта. Как правило, такие услуги имеют доступный прайс-лист.

Виртуальные комнаты данных — это гибкие и настраиваемые решения, которые можно интегрировать с другими бизнес-приложениями.

При выборе подходящего сервиса для совместного использования документации для совместной работы вы должны тщательно учитывать характеристики каждого из них. Чтобы сравнить виртуальные комнаты данных, вы должны посмотреть на их функции, цены и отзывы клиентов. Надежные поставщики всегда готовы предоставить полную информацию о своей продукции и дать гарантии безопасности.

Виртуальная комната для ускорения деловых сделок

Изначально виртуальные комнаты данных создавались как альтернатива обычным помещениям для должной осмотрительности при слияниях и поглощениях. До эпохи интернет-технологий ознакомление потенциальных участников сделки с документами выглядело так:

• Продавец выделил или арендовал одно или несколько помещений, в которые были доставлены папки с бумажными документами.
• Был составлен график посещения зала и работы с документами для потенциальных покупателей (участников торгов).
• Если участники торгов были из другого города или страны, их представители уезжали в командировку, тратя время на дорогу и деньги.

В настоящее время услугами электронной комнаты данных пользуются компании различных сфер деятельности. Это программное обеспечение актуально там, где необходимо обеспечить удобный доступ к конфиденциальной информации определенному кругу лиц, которые могут находиться за тысячи километров друг от друга. Виртуальная комната данных требуется в следующих случаях:

• анализ корпоративной отчетности;
• создание архива документов
• аудит;
• подготовка первичного публичного предложения (IPO);
• слияние и поглощение;
• Поиск и предоставление информации для инвесторов;
• банкротство и реструктуризация;
• подготовка к получению сертификатов на лекарственные средства или другие научные разработки.

Наиболее важным преимуществом защищенной комнаты данных для пользователя является полный контроль над данными. Ни FTP, ни общедоступное хранилище не смогут предоставить такую ​​возможность. Используя технологию DRM-защиты, администратор может отозвать право доступа к документу даже после того, как он уже находится вне корпоративной сети.

Выбор поставщика комнаты данных

Выбор качественной услуги поможет значительно ускорить развитие бизнеса. Чтобы получить качественный продукт, учитывайте следующие моменты.

• опыт реализации подобных проектов;
• доступность;
• наличие международного опыта;
• программное обеспечение онлайн-комнаты данных с многоязычным интерфейсом;
• наличие круглосуточной технической поддержки;
• возможность получить как готовый продукт, так и гибкое предложение с настраиваемыми параметрами;
• удобство и интуитивно понятная понятность интерфейса виртуальной комнаты данных;
• наличие дополнительных возможностей;
• высокая степень защиты информации;

Если в сделке участвуют консалтинговые компании, они также могут участвовать в выборе провайдера виртуальной комнаты данных. Онлайн-хранилище позволяет создать виртуальную базу данных с возможностью быстрого обмена документами. В этом случае администратор может ограничить права доступа, наложить водяные знаки на конфиденциальные документы или удалить комнату. Для защиты информации используется специальный компонент DRM, который работает на протяжении всего жизненного цикла документа (даже после его выгрузки).

Принципы защиты от несанкционированного доступа

Чтобы выбранная технология хранения и обмена информацией была полезна для операций с документами, необходимо понимать принципы ее работы. Ниже приведены основные возможности виртуальных комнат данных, которые позволят вам оптимизировать ваши бизнес-процессы.

Комната контроля и данных благодаря усердию Установите подробные правила для надежности пароля и продолжительности сеанса пользователя. Установите время для отзыва доступа к файлам. Ограничение доступа по времени и IP-адресу Ограничьте доступ к комнате данных определенным количеством времени и определенными IP-адресами. Детальные разрешения пользователей Управляйте разрешениями на просмотр, загрузку защищенных PDF-файлов, печать и загрузку исходных документов в зависимости от роли пользователя в проекте. Проверка защиты с точки зрения другого пользователя Убедитесь, что участники проекта имеют доступ только к тем документам, которые им нужны — проверьте права доступа к файлам любого пользователя. Двухэтапная аутентификация Для двухуровневой авторизации необходим пароль и одноразовый код, отправленные на мобильный телефон пользователя в SMS-сообщении. Управление мобильными устройствами Применяйте меры безопасности и контролируйте доступность защищенных документов на мобильных устройствах пользователей.

Комплексная проверка комнаты данных также позволит вам следить за соблюдением внутренних правил с помощью журнала, где фиксируется каждое действие, совершаемое в виртуальной комнате. Пользователи могут создавать отчеты в форматах PDF, Excel или для печати позже на собраниях и презентациях.

Послесловие

Существуют неизбежные разовые затраты, связанные с использованием виртуальной комнаты данных. Однако это единственный доступный способ защиты своих данных и мощный виртуальный инструмент для его развития. Для полноценной защиты виртуальная комната данных должна иметь функциональные возможности для защиты документов даже после их выгрузки.