(РУКОВОДСТВО) Программное обеспечение Board Portal: что нужно вашему бизнесу

По мере того как облачные технологии заменяли бизнес-практики старой школы, онлайн-сотрудничество и управление данными становились все более распространенными. Сегодня деловой мир практически перешел на цифровые каналы связи, автоматизации процессов, хранения данных и управления ими.

В то же время разнообразное и географически смещенное корпоративное руководство перешло к цифровым методам, таким как программное обеспечение портала для досок. В связи с этим, сегодняшняя дискуссия вращается вокруг:

Втшапка это бортовой портал?

Портал совета директоров или программное обеспечение для управления собраниями совета директоров — это облачная цифровая платформа для проведения собраний совета директоров в режиме онлайн, хранения и управления материалами совета директоров, а также обеспечения связи в режиме реального времени между членами совета директоров или другими должностными лицами бизнеса.

Поскольку программное обеспечение для досок представляет собой онлайн-решение для бизнеса, пользователи залов заседаний могут получить к нему доступ из дома, офиса или любого места на земле, где есть доступ в Интернет. На самом деле, современные технологии залов заседаний позволяют пользователям получать доступ к данным, хранящимся в залах заседаний, без подключения к Интернету.

Разнообразное и многоцелевое бизнес-решение отличает программное обеспечение для виртуальных залов заседаний от других онлайн-платформ для совместной работы. Это одно из немногих программ для управления собраниями, которое позволяет:

• Храните и делитесь большими объемами данных
• Автоматизируйте управление документами на доске
• Устраивайте онлайн-встречи
• Обеспечение связи между членами совета директоров, заинтересованными сторонами, инвесторами и третьими лицами
• Упрощение онлайн-сделок

Что наиболее важно, программное обеспечение для управления советами обычно управляется и размещается у зарегистрированных или сертифицированных поставщиков виртуальных залов заседаний. Эти поставщики соблюдают строгие стандарты кибербезопасности, установленные международными организациями и местными органами власти. Общие требования к кибербезопасности включают ISO 27081, ISO 27001, HIPAA, FINRA, SOC2, GDPR и HIPPA.

ВтКто использует программное обеспечение для управления платой?

Программное обеспечение для виртуального зала заседаний широко используется практически в каждом секторе бизнеса. Правления корпораций, секретари, генеральные директора, менеджеры, инвесторы, некоммерческие организации, председатели советов, предприятия, малые компании и другие коммерческие организации используют порталы советов по разным причинам.

ВтПочему вашему бизнесу нужно программное обеспечение для плат?

Ниже приведены некоторые основные причины, по которым программное обеспечение для управления платой может быть отличным активом для вашей компании.

1. документооборот совета директоров

Независимо от того, управляет ли вашей компанией совет директоров или у вас другая иерархическая структура, виртуальный зал заседаний может автоматизировать ваше управление документами. Вы можете использовать портал доски как центральный репозиторий документов для безопасного хранения и управления документами доски, пакетами для доски, финансовыми отчетами и бухгалтерскими книгами, а также другими корпоративными документами.

Это заблуждение, что порталы доски ограничены для использования доски или документов, связанных с доской. Например, вы можете хранить свои бизнес-данные в виртуальных залах заседаний и разрешить своим менеджерам и сотрудникам использовать их в качестве хранилища данных.

2. Безопасность данных

Использование бортового программного обеспечения гарантирует, что киберугрозы не будут вас беспокоить. Это связано с тем, что цифровые залы заседаний — один из самых безопасных способов управления бизнесом и документами совета директоров. Кроме того, программное обеспечение для управления платой имеет широкий спектр функций безопасности, которые защищают ваши данные и связь от внешних и внутренних угроз.

Однако защита данных возможна только в том случае, если вы нанимаете сертифицированного поставщика услуг зала заседаний, который соответствует обязательным и дополнительным сертификатам, упомянутым выше. Известные функции безопасности в залах заседаний включают многофакторную авторизацию, настройки доступа к залу заседаний, запланированный доступ к залу заседаний, ограничения доступа по IP-адресу, функцию удаленной очистки устройства, соглашение о неразглашении, шифрование данных и резервное копирование данных.

3. Контроль над корпоративным потоком данных

Встроенное программное обеспечение позволяет вам осуществлять полный контроль над корпоративными документами и документами правления. Например, вы можете запретить своим сотрудникам доступ к документам совета директоров и другим конфиденциальным данным, если у вас небольшая компания и вы используете виртуальный зал заседаний в качестве основного хранилища данных.

Точно так же вы можете предоставить индивидуальный доступ совету директоров вашей компании или старшим должностным лицам в соответствии с их потребностями. Вы также можете создавать различные группы пользователей, и никто не сможет получить доступ к пользователям и документам другой группы, если вы не разрешите это.

Чтобы обеспечить дополнительную защиту документов, вы можете добавлять цифровые водяные знаки к документам, отменять доступ к документам, удаленно уничтожать любой документ из истории браузера устройства и ограничивать любого пользователя от редактирования, изменения, перезаписи, печати или загрузки любого конкретного документа.

4. Оптимизированные онлайн-совещания совета директоров

Виртуальный зал заседаний идеально подходит для проведения онлайн-встреч ваших проектных команд и членов правления. Самое лучшее в порталах для досок — это то, что у них есть все необходимые инструменты для управления собраниями.

Например, вы можете сделать следующее:

• Подготовьте и поделитесь повесткой дня встречи
• Вносите изменения в повестку дня в режиме реального времени
• Делайте заметки и делитесь ими во время совещаний
• Записывайте, редактируйте, дорабатывайте и делитесь протоколами совещаний
• Используйте инструменты аудио- и видеоконференций для совещаний
• Попросите участников собрания проголосовать электронным способом
• Получайте документы и соглашения, подписанные в зале заседаний, с помощью электронных подписей.
• Назначайте, отслеживайте и управляйте задачами, данными участникам встречи

5. Эффективность затрат

Если портал совета директоров помогает вам с управлением документами, беспрепятственным онлайн-общением и управлением онлайн-совещаниями совета директоров, он также ежегодно экономит тысячи долларов.

Во-первых, виртуальный зал заседаний значительно снижает расходы на бумагу, печать и курьерские услуги. Деньги, потраченные на печать, сборку и распространение наборов досок, можно сэкономить.

Во-вторых, ваша компания может сократить или даже исключить расходы на заседания совета директоров, включая транспортные расходы ваших директоров или членов команды.

Некоторые из лучших виртуальных залов заседаний включают в себя:

1. Порталы iDeals Board
2. Nasdaq Boardvantage
3. Добросовестные доски
4. Бордпак
5. танец

Подводя итог

Программное обеспечение портала совета директоров — это цифровой инструмент для совместной работы членов совета директоров, менеджеров, инвесторов, заинтересованных сторон и других должностных лиц управленческого и среднего звена. Он может хранить и управлять документами правления, оптимизировать заседания правления и помогает сократить общие административные расходы.