Добавление кого-то в ветку электронной почты: надлежащий этикет?

Вот все о правильном этикете для добавления кого-то в ветку электронной почты:

Обычно лучший способ добавить кого-то в ветку электронной почты — включить его в строку «Копия», когда вы отвечаете всем в существующей ветке.

Вы также должны оставить короткую заметку, объясняющую, кого вы добавляете в разговор и почему.

Это подхватит нового человека по всему разговору и добавит его в список.

Так что, если вы хотите узнать все о том, как правильно добавить кого-то в ветку электронной почты, то вы попали по адресу.

Продолжай читать!

Какие существуют способы добавить кого-то в ветку электронной почты? (5 способов)

Прежде чем мы перейдем к этикету, будет очень полезно обсудить механику общения по электронной почте и различные способы, которыми вы можете фактически добавить кого-то в ветку.

Оказывается, есть более чем один способ сделать это.

Я собираюсь объяснить самые простые варианты, и, поняв различия в том, как они работают, вы сможете самостоятельно разобраться во многих правилах этикета.

Не волнуйтесь, я объясню этикет в деталях чуть позже.

№1 в

Вы можете использовать строку «Кому», чтобы добавить кого-то в цепочку электронной почты.

Вы, вероятно, использовали эту строку много раз, но я собираюсь объяснить технические детали того, как она работает, чтобы избежать путаницы.

Когда вы указываете адрес электронной почты в этой строке, все, что вы включаете в электронное письмо, будет отправлено получателю в этой строке.

Вы можете указать несколько человек в этой строке, и все они получат одно и то же электронное письмо.

Кроме того, каждый, кто получает электронное письмо, может видеть каждый адрес электронной почты, указанный в этой строке.

Чтобы добавить кого-то в цепочку электронной почты с помощью строки «Кому», вы просто адресуете электронное письмо всем и также копируете новое электронное письмо в эту строку.

Это будет включать их в список, и любое будущее общение, использующее этот список, будет включать новичка.

№ 2 СС

Вы также можете использовать линию CC.

CC на самом деле означает «копия», и это специализированный инструмент, который позволяет легко включить кого-то в электронное письмо, не помещая его в строку «Кому».

Почему это важно?

С технической точки зрения – нет.

Люди, которые получают электронное письмо из строки CC, видят точно такие же вещи, как и люди, которые получают его из строки To.

Здесь нет никакой реальной разницы.

Вместо этого причина использования линии CC больше связана с культурой и ожиданиями.

В общем, вы бы поместили кого-то в строку «Кому», потому что вы разговариваете с ним напрямую.

Ожидается, что они ответят на письмо или примут непосредственное участие в разговоре.

Линия CC не включает это ожидание.

Это существует для того, чтобы вы могли включить кого-то в беседу по электронной почте, но вы просто копируете их, чтобы держать их в курсе.

Вы не обязательно ожидаете прямого ответа или участия.

#3 БЦК

БК это немного другое.

Буквы означают «слепая копия», и это различие важно.

А BCC работает так же, как CC но с ключевым отличием.

Никто в цепочке электронной почты не может видеть людей, перечисленных в строке скрытой копии, за исключением исходного отправителя.

Таким образом, если вы являетесь получателем BCC, никто из других получателей не знает, что вы участвуете в разговоре.

Интересно, что BCC на самом деле лучше подходит для удаления людей из разговоров, чем для их добавления.

Это потому, что любой, кто не знает о получателях скрытой копии, не может включать их в ответы и будущие сообщения.

Вот пример.

Допустим, я отправляю электронное письмо пяти людям и включаю вас в строку BCC.

Вы получите точно такую ​​же копию этого письма, как и остальные четыре получателя.

Но если кто-то из оставшихся четырех отправит мне ответ, вы не сможете его увидеть.

Это потому, что их электронная почта не включает ваш адрес электронной почты, поэтому они не знают, отправлять ли вам копию.

Имейте в виду, что это включает в себя человека и систему электронной почты.

Они лично не знают, включать ли вас, и их учетная запись электронной почты не знает, что вы участвуете в беседе, поэтому вы также не будете включены автоматически.

Из-за этого BCC на самом деле работает лучше наоборот.

Вы можете скрыть кого-то, кто до этого момента участвовал в разговоре.

Затем, как правило, поскольку вы думаете, что им все еще не нужно получать все эти электронные письма, вы можете скрыть их, и они выпадут из беседы.

#4 Ответить всем

Ответить всем на самом деле самый простой способ добавить кого-то в цепочку электронной почты.

Когда мы перейдем к этикету, я объясню, почему вам нужно использовать этот инструмент осторожно.

Что касается механики, если вы нажмете «Ответить всем», он отправит всем в списке адресов электронной почты копию вашего электронного письма.

Кроме того, поскольку это ответ, он также будет включать информацию из предыдущих писем прямо в новое письмо.

Вы можете нажать «Ответить всем» на электронное письмо в цепочке, а затем добавить нового получателя в любое из соответствующих полей (кому, копия, скрытая копия) по своему усмотрению.

Это добавит их в основной список адресов электронной почты для разговора, и в дальнейшем всем остальным в цепочке будет легко включить новичка.

Вы также можете сделать это с помощью кнопки «Ответить», а не кнопки «Ответить всем».

Если вы нажмете только «ответить», вам нужно будет компенсировать вручную.

Вам нужно будет включить всех, кого вы хотите, в беседу в поле CC.

Это хороший способ сузить список адресов электронной почты, если вы считаете, что некоторые люди не нуждаются в включении или могут чувствовать себя спамом, оставаясь в беседе.

#5 Вперед

Последний вариант — переслать цепочку писем новому получателю.

Это очень легко сделать.

Когда у вас есть электронное письмо, которым вы хотите поделиться, вы нажимаете кнопку «Переслать» и адресуете его новичку.

Вы даже можете переслать цепочку писем нескольким людям, если у вас есть для этого причина.

Дело в том, что это хороший способ завязать разговор с кем-то и ужасный способ удержать его в разговоре, продвигающемся вперед.

Переадресованное электронное письмо не включает автоматически всех в существующей цепочке электронной почты.

Таким образом, если вы вручную не добавите всех участников беседы в пересылку, вы догоните новичка, но он не будет автоматически добавлен в цепочку электронной почты.

И, давайте иметь в виду одну вещь.

Если вы перенаправляете цепочку писем одному человеку, а затем копируете всех остальных, кто уже участвует в беседе, вы, по сути, повторно отправляете электронное письмо группе, которая у них уже есть.

Это немного спам, и вам лучше использовать вместо этого ответ или ответ всем.

Каков правильный этикет для добавления кого-то в ветку электронной почты? (5 вещей)

На данный момент у вас есть достаточно четкое представление о том, как добавить кого-то в ветку электронной почты.

У вас есть несколько различных жизнеспособных вариантов, поэтому следующая часть — это вопрос выяснения того, какой из них подходит и почему.

Я рассмотрю лучшие варианты, в том числе «Кому», «Копия» и «Ответить всем».

У каждого есть свое место в этикете, и на самом деле вы, вероятно, будете их комбинировать.

Перед этим я хочу объяснить один универсальный аспект этикета.

Это имеет большое значение, когда вы прозрачны в отношении добавления новых участников в ветку электронной почты.

#1 Примечания

Независимо от того, как вы добавите новичка в цепочку писем, обычно лучше включить примечание, которое позволит всем участникам беседы узнать, что происходит.

Таким образом, каждый понимает, что в беседе появился новый участник и почему он включен.

Это может помочь облегчить много полезного общения в группе.

Например, вы можете сделать быструю заметку о добавлении супервайзера в беседу.

Допустим, вы и ваша команда обсуждаете сроки вашего проекта.

Руководителю команды, вероятно, нужна копия вашей временной шкалы, поэтому вы можете скопировать его в беседу.

Вы можете добавить быструю заметку, в которой говорится что-то вроде «добавьте босса в цепочку, чтобы держать его в курсе».

Все знают, что происходит, и это не должно было быть длинной или многословной запиской.

Имейте в виду, что заметки также хороши, когда вы скрываете кого-то из разговора.

Вы можете сказать что-то вроде «Скрытая копия Боба, чтобы сохранить его почтовый ящик».

# 2 В

Предполагая, что вы будете использовать заметки соответствующим образом, давайте поговорим об этикете добавления кого-то в цепочку электронной почты с помощью «Кому».

Делая это таким образом, вы формируете ожидание, что новичок будет активным участником беседы.

Все будут ожидать от них определенного уровня ответа, даже если это не исходное электронное письмо с включением.

Также важно помнить, что вам может понадобиться переслать им (и только новичку) предыдущие электронные письма, чтобы убедиться, что они актуальны.

В конце концов, это действительно так для этикета.

Если важно побудить получателя принять участие в беседе, то To имеет смысл.

№ 3 СС

CC будет более распространенным способом добавить кого-то в беседу.

Когда вы делаете это, общее ожидание состоит в том, что они должны продолжать получать электронные письма, относящиеся к обсуждению, но они могут не вмешиваться напрямую.

Пример, который я использовал ранее с добавлением вашего босса в цепочку, идеально подходит для этого.

Боссу, возможно, не нужно вмешиваться, но он должен быть в курсе любых изменений в расписании.

Имейте в виду, что CC работает так же, как To.

Возможно, вам придется перенаправить другие части разговора, чтобы полностью раскрыть им все важные детали.

#4 Ответить

Это действительно лучший способ сделать это.

Вообще говоря, цепочка писем состоит из множества ответов (и всех ответов).

Вот что делает его цепью.

Единая цепочка включает в себя копию каждого электронного письма, отправленного через группу.

Вы хотите добавить кого-то в цепочку, используя ответ, потому что он включает в себя все предыдущие электронные письма.

Это простой и эффективный способ уловить весь разговор.

Чтобы сделать это, вы действительно будете использовать комбинацию ответа и CC или To.

Вы можете ответить на последнее электронное письмо в цепочке, а затем добавить новое электронное письмо в строку «Копия» или «Кому», в зависимости от ваших ожиданий от их участия в разговоре.

Они получат всю беседу, и теперь их имя будет в списке бесед.

В следующий раз, когда кто-то ответит на цепочку писем, новичок будет автоматически включен.

Это простое решение.

#5 Ответить всем

На самом деле вариант ответа чаще всего будет ответом.

Это потому, что ответ all обязательно включает всех, кто уже участвует в беседе.

Это гарантирует, что все участники знают о новичке и могут общаться с ним напрямую.

Как я уже говорил ранее, вы должны использовать ответ (в отличие от ответа всем), только если вы намеренно хотите убрать людей из разговора.

Есть много причин для этого, но если предположить, что это не так, вы будете отвечать всем.

Вот как может пройти такое электронное письмо.

Вы работаете с определенной командой на работе.

Вы хотите добавить кого-то из бухгалтерии, чтобы он мог следить за бюджетными ожиданиями и помогать вам следить за расходами и тем, сколько средств у вас действительно есть для проекта.

Вы с командой долго обсуждали многие вещи, и где-то посередине вмешался бухгалтер.

Чтобы добавить их в беседу, вы нажимаете кнопку «Ответить всем» на самое последнее электронное письмо в цепочке.

Вы включаете их в строку CC (строка To также может быть уместной).

Теперь у них есть вся цепочка писем, и любой, кто ответит на всю цепочку, будет включать бухгалтера.

В своем ответе на всю электронную почту вы говорите что-то вроде «Добавили Джейн из бухгалтерии, чтобы она могла помочь нам отслеживать расходы».

Это суть того, как это работает, и это подводит итог этикету.

Вы прозрачны во всем, и вы делаете это максимально простым и автоматическим, чтобы каждый мог не отставать от разговора.