Уловки Excel для просмотра и печати данных

При прокрутке или печати больших электронных таблиц Excel никогда не бывает легко прочитать данные. Некоторые приемы Excel, чтобы уйти с дороги.

В офисе может случиться, что вы работаете с большими электронными таблицами Excel. Как лучше визуализировать данные? И как распечатать информацию, содержащуюся в электронной таблице, не тратя впустую столько листов?

Всегда показывать строку заголовка в Excel

Когда вы просматриваете электронную таблицу Excel, состоящую из большого количества столбцов или строк, может случиться так, что вы больше не помните, какой тип данных присутствует в каждой отдельной ячейке.

Отличный способ решить проблему в Excel — «заморозить» строку заголовка (первую сверху вниз).

Однако, если интересующая информация хранилась в первой колонке и вы всегда хотите просмотреть ее содержимое, прокручивая вправо, в этом случае также можно выполнить операцию замораживания.

При необходимости Excel позволяет заморозить отображение как первой строки, так и первого столбца электронной таблицы.

Для этого просто щелкните меню «Вид Excel», а затем кнопку «Закрепить области».

Уловки Excel для просмотра и печати данных

Нажав на Закрепить верхнюю строку или Закрепить первый столбец, вы можете «заморозить», соответственно, строку заголовка электронной таблицы или первый столбец того же документа, которые останутся фиксированными при прокрутке.

Если вы хотите заморозить больше строк электронной таблицы, просто выберите следующую по отношению к строкам, которые нужно зафиксировать, затем нажмите «Закрепить панели», а затем снова «Закрепить панели».

Например, при выборе строки 10 строки с 1 по 9 всегда будут отображаться при вертикальной прокрутке содержимого листа Excel.

Ту же операцию можно выполнить для столбцов: например, при выборе столбца 10 столбцы с 1 по 9 будут отображаться при прокрутке электронной таблицы вправо.

Существует также способ заморозить отображение первых нескольких строк и столбцов одновременно. Чтобы продолжить в этом направлении, просто щелкните ячейку, соответствующую пересечению первых строк и столбцов, которые вы не хотите блокировать.

Например, предположим, что вы хотите заморозить отображение первых трех столбцов (AC) и первых трех строк (1-3), достаточно будет перейти в ячейку D4, щелкнуть по ней, а затем нажать «Закрепить панели».

Этот конкретный режим отображения не влияет на печать электронной таблицы Excel, и его можно удалить в любое время, щелкнув «Закрепить области» и затем выбрав элемент «Разморозить области».

Печать с помощью Excel, изменение размера данных, содержащихся в электронной таблице

Часто приходится иметь дело с электронными таблицами Excel, которые занимают слишком много места при печати и вынуждают отправлять на принтер десятки листов.

Все усложняется, когда электронная таблица сильно расширяется даже по горизонтали: принтер получает больше листов для печати, а конечный результат состоит только из размещения нескольких страниц рядом.

Возможное решение состоит в том, чтобы установить ориентацию печатной страницы горизонтально, но даже этот прием часто не решает проблему, когда лист Excel особенно велик.

Чтобы блестяще решить эту проблему, просто нажмите «Разметка страницы» в Excel, а затем перейдите к пунктам «Ширина» и «Высота».

Уловки Excel для просмотра и печати данных

Установив для 1 страницы значение «Ширина» и «Автоматически» в меню «Высота», данные, содержащиеся в электронной таблице, будут автоматически изменены, чтобы соответствовать ширине одной страницы.

Чтобы реализовать это, просто нажмите комбинацию клавиш CTRL + P, чтобы получить предварительный просмотр печати.

Также можно адаптировать печать листа Excel по высоте: однако, если вы «преувеличиваете», напечатанный документ может оказаться нечитаемым.

Поэтому всегда лучше проверять процент, который отображается рядом с элементом «Пропорции»: Excel автоматически рассчитывает, какой тип изменения размера выполняется для содержимого электронной таблицы, прежде чем отправить его на принтер. Слишком высокие значения в процентах могут привести к очень трудным для чтения распечаткам.

В случае больших листов Excel, нажав кнопку «Печать заголовков», можно зафиксировать отдельные строки (например, строку заголовка) и / или столбцы вверху или слева на каждой печатной странице. Подход точно такой же, как показано выше, и позволяет вам с первого взгляда проследить тип информации, содержащейся в печатном документе.

Уловки Excel для просмотра и печати данных

Набрав $ 1: $ 1 в поле «Строки для повторения» вверху, вы можете попросить Excel повторять строку заголовка на каждой печатной странице.

В противном случае мы предлагаем нажать кнопку со стрелкой рядом с строками для повторения вверху и столбцами для повторения слева, чтобы явно указать строки и столбцы, которые должны повторяться в каждом листе, отправляемом на принтер.

Управление печатью листов Excel с разрывами страниц

В то время как документы Word по своей сути состоят из страниц, предназначенных для печати, электронные таблицы менее подходят для воспроизведения в бумажной форме.

Те, кто работает с Excel или вообще с электронными таблицами, прекрасно знают, насколько плохо эти документы приспособлены к печати.

В разделе «Вид» главного меню Excel вы также найдете кнопку «Предварительный просмотр разрыва страницы».

Синие пунктирные линии, которые появятся в документе, соответствуют разрывам страниц, которые Excel автоматически добавляет.

Не отказываясь от этого конкретного режима отображения, чтобы избежать получения неудовлетворительных результатов при печати, вы можете воспользоваться кнопкой «Разрывы», содержащейся на вкладке «Разметка страницы».

Вы можете вставлять как вертикальные, так и горизонтальные разрывы страниц, и после их размещения их можно свободно перетаскивать, чтобы лучше отрегулировать их положение.

Уловки Excel для просмотра и печати данных

В случае, если при использовании кнопки «Разрывы» в Excel ничего не появляется, для ширины и высоты документа необходимо установить значение «Автоматически», всегда действуя на вкладке «Макет страницы».

При необходимости команда «Сбросить все разрывы страниц» позволяет отменить действия, примененные к электронной таблице, и восстановить автоматические разрывы, размещенные Excel.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.