Советы Microsoft Excel, чтобы сэкономить время и ускорить работу

Microsoft Excel — отличный инструмент, который легко выполняет вашу утомительную работу. Будь то повторяющиеся задачи или чистое управление данными, Excel справляется с этим хорошо. Существует множество функций Excel, о которых большинство из нас не знает. Знание этих скрытых советов и функций поможет нам быстрее завершить нашу работу и сэкономить много времени. Сегодня я дам вам несколько советов по Excel, которые помогут сэкономить время и быстрее завершить работу на компьютере с Windows.

Советы по Excel, чтобы сэкономить время

Мы можем столкнуться с небольшими проблемами, такими как создание нескольких строк в одной ячейке или печать нескольких листов на одной бумаге. Для этого мы следуем разным методам, которые могут оказаться не столь эффективными, как нам хотелось бы. Эта статья расскажет вам, как легко выполнять такие задачи, чтобы сэкономить ваше время и быстрее завершить свою работу.

1. Несколько строк в ячейке

При заполнении листа Excel иногда нам нужно разместить много информации в одной ячейке. Например, если вы хотите написать адрес в ячейке, он должен быть на нескольких строках внутри ячейки. Затем, если вы нажмете кнопку «Enter», управление переместится в следующую ячейку, но это не то, что нам нужно. Нажмите Alt + Enter, чтобы переместить курсор на следующую строку той же ячейки. Это спасет от наличия нескольких строк в одной ячейке.

Новая строка в ячейке Excel

2. Быстрое добавление значений ячеек

Если вы хотите добавить значения или среднее значение нескольких значений ячеек, то формулу использовать не нужно. Чтобы выполнить эти базовые действия, выберите ячейку, нажмите клавишу «Ctrl» и выберите нужные ячейки. В строке состояния, которая находится в нижней части листа Excel, вы можете найти сумму, среднее и другие вычисляемые значения. Если вы хотите увидеть другие значения, просто щелкните правой кнопкой мыши строку состояния и выберите значение, которое хотите увидеть.

сумма в Excel

Вы можете добавлять такие значения, как Минимум, Максимум, Числовое количество (выбранные ячейки, содержащие числовые значения) и многие другие подобные.

3. Создайте шаблоны диаграмм для повторного использования.

Создание одной и той же диаграммы снова и снова — это повторяющаяся работа. Например, если вы хотите создать диаграмму для данных о продажах за весь месяц, лучше создать шаблон диаграммы и использовать один и тот же шаблон каждый раз, когда вы хотите использовать диаграмму. Чтобы создать и повторно использовать шаблон диаграммы, выполните следующие действия.

  • Выберите необходимые данные и вставьте диаграмму обычным способом.
  • Отформатируйте как хотите. Добавляйте или удаляйте линии сетки, метки данных, линии тренда и все, что хотите.
  • После форматирования диаграммы, как вы хотите, выберите диаграмму и нажмите «Сохранить как шаблон» на вкладке «Дизайн».
  • Теперь сохраните диаграмму с расширением «.ctrx». Расположение по умолчанию для сохранения шаблона диаграммы — C: Users Username AppData Roaming Microsoft Templates Charts, и сохраните шаблон диаграммы в этом месте. При необходимости вы даже можете выбрать пункт назначения.
  • Теперь, чтобы повторно использовать шаблон диаграммы, выберите последние данные и перейдите к «вставке», в разделе «Графики» нажмите «O».диаграммы » а также «Все типы графиков ». Щелкните Шаблоны и выберите нужный шаблон. Это создает диаграмму для последних выбранных данных.

Советы по Excel, чтобы сэкономить время

Использование шаблона диаграммы позволяет сэкономить много времени, и нет необходимости создавать диаграмму так, как вы хотите, с самого начала.

4. Создайте диаграмму из разных значений ячеек.

Мы можем создать диаграмму из значений ячеек, которые не являются смежными. Как мы уже знаем, мы можем выбрать значения, присутствующие в различных ячейках, удерживая клавишу Ctrl, затем таким же образом выбрать значения, которые не являются соседними ячейками, а затем вставить диаграмму. Например, если у вас есть заголовки в первом столбце и значения в четвертом столбце, удерживайте клавишу Ctrl и выберите первый столбец и четвертый столбец, затем вставьте диаграмму.

5. Используйте имена в формулах для облегчения понимания

Имя всегда легко узнать. Точно так же, имея имя для определенной ячейки или диапазона данных и используя его в формулах, легко понять формулу. Например, Комиссия * B5 легче понять, чем C2 * B5. Для этого выберите ячейку или диапазон данных и на вкладке «Формулы» нажмите «Определить имя». Он просит вас ввести имя и проверить ссылочные ячейки перед вводом имени и нажать «ОК».

добавить имя в формулу Excel

Скажем, я создал имя «Комиссия», выбрав конкретную ячейку, а затем, когда я использую «Комиссия» * B5, оно ссылается на значение ячейки, которое было названо «Комиссия».

Прочтите: используйте поле имени в Excel наилучшим образом.

Примечание. Имя должно начинаться с символа, а также может начинаться с подчеркивания. Он не должен начинаться с числа и не должен содержать пробелов.

Все созданные имена можно увидеть в поле «Имя». Щелкните стрелку раскрывающегося списка в поле «Имя», чтобы отобразить список созданных имен. Выберите имя, и вы перейдете к конкретному региону или области на листе.

Это некоторые из советов Microsoft Excel по экономии времени, которые помогут вам легко и быстро выполнять свои задачи. Если вам есть что добавить, поделитесь с нами в комментариях.

Дополнительные советы по экономии времени в Excel, расширенные советы по работе с Excel и некоторые советы по Excel Online здесь.

сохранить диаграмму как шаблон .

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *