Самые полезные функции Excel и LibreOffice Calc

Какие самые полезные функции в Excel и LibreOffice Calc и как их использовать в своей работе?

Электронные таблицы — это мощные инструменты, которые не следует рассматривать как простой способ структурирования данных в табличной форме по строкам и столбцам.

Возможности, предлагаемые Excel, LibreOffice Calc и онлайн-таблицами, такими как Office Online и Google Sheets, огромны: прибегая к формулам, можно выполнять даже очень сложную обработку данных, даже не имея какой-либо программной базы.

Поэтому знание наиболее полезных функций Excel, LibreOffice и других электронных таблиц особенно важно, особенно в бизнес-среде.

Самые полезные функции в Excel и LibreOffice Calc

Используйте условное форматирование

Excel позволяет выделить в электронной таблице значения, соответствующие заданным критериям. Таким образом, можно, например, выделить определенным цветом или другим шрифтом ячейки, содержащие значения выше или ниже указанного.

Чтобы продолжить, просто выберите меню «Стили», нажмите кнопку «Условное форматирование», а затем выберите графическое решение, которое будет применяться к ячейкам, соответствующим заданным критериям (пункт «Цветовые шкалы»).

С другой стороны, переходя к правилам выделения ячеек, можно определить критерии, которым должен следовать Excel, чтобы применить графическое форматирование, определенное ранее.

Подменю Cell Highlighting Rules предлагает несколько предустановленных правил. Также есть, например, тот, который позволяет выделить любые повторяющиеся значения в выбранных ячейках:

Переход в меню Данные, Сортировка и фильтрация, Сортировка, Excel позволяет даже сортировать ячейки по цвету, облегчая любое последующее управление.

На этой странице Существует ряд примеров, которые помогут вам использовать условное форматирование в Excel.

Сортировка и фильтрация ячеек в электронной таблице

И Excel, и LibreOffice Calc предлагают мощные инструменты для сортировки и фильтрации содержимого ячеек электронной таблицы.

В обоих случаях необходимо щелкнуть заголовок столбца, содержащего данные для сортировки, а затем обратиться к кнопке «Сортировка и фильтр» в случае Excel, в меню «Данные», «Другие фильтры», «Стандартный фильтр» в случае LibreOffice. Расчет

В статье мы подробно объяснили, как работает стандартный фильтр LibreOffice Calc, подчеркнув, как он очень полезен для устранения повторяющихся значений в электронной таблице.

Важно понимать, как формулу можно распространить на другие ячейки.

Один из основных аспектов работы с электронными таблицами — четко понимать, как применять одну и ту же формулу ко многим другим ячейкам как по вертикали, так и по горизонтали.

Всем известно, что, приготовив формулу, чтобы применить ее ко всем последующим ячейкам, достаточно перетащить маленькое поле в правом нижнем углу ячейки, содержащей саму формулу.

Однако многие сталкиваются с трудностями, когда одно из значений, используемых в формуле (идентификатор ячейки), должно, например, оставаться фиксированным, а другие должны изменяться.

В статье Формулы Excel, как копировать и изменять их автоматически, мы подробно объяснили, как копировать формулы в другие ячейки, изменяя при необходимости идентификатор строки или столбца (или ни того, ни другого).

Доступ к данным, хранящимся на другом листе

Когда вам приходится управлять большими объемами данных, часто рекомендуется оставлять «сырые» данные в электронной таблице и создавать — в том же файле — еще один лист, содержащий результаты доработок, сделанных на первом листе.

Управление листами тривиально: и Excel, и LibreOffice Calc внизу рабочего окна отображают вкладки с названием каждого листа (мы предлагаем выбирать короткие и практичные имена для использования в формулах…).

В этой области можно добавлять, удалять или переименовывать различные электронные таблицы в одном файле.

Но как прочитать со второго листа значение, содержащееся в конкретной ячейке первого листа?

Синтаксис, используемый в формулах, варьируется от таблицы к таблице: в случае Excel вам придется использовать ИМЯ ЛИСТА!, а в LibreOffice Calc $ИМЯ ЛИСТА..

В обоих случаях необходимо указать идентификацию интересующей ячейки.

Очень полезные функции в формулах: ЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ и СУММЕСЛИ.

В статье Электронная таблица: сила формул, насколько мощными являются формулы электронных таблиц, если их правильно использовать.

Среди наиболее полезных, без сомнения, ЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ и СУММЕСЛИ: см. функцию ЕСЛИ в Excel. Как использовать также COUNTIF и COUNTBLANK.

На самом деле функции можно комбинировать друг с другом, создавая многочисленные вложенные формулы, которые выполняют даже очень сложную обработку данных, содержащихся в ячейках электронной таблицы.

Например, функция ЕСЛИ позволяет использовать классическое предложение if… then… else: на основе значения, содержащегося в ячейке, или результата другой обработки можно выполнять различные операции или отображать определенные значения.

И не думайте, что ни одна электронная таблица не обязательно должна работать с «числами»: это также очень мощный инструмент для работы со строками символов.

Предположим, что несколько ячеек электронной таблицы содержат ссылку на длинный путь, по которому хранится файл. Чтобы извлечь только имя файла, вы можете написать что-то вроде этого (учитывая, что некоторые ячейки могут быть пустыми):

ЕСЛИ(A2=»»;»nofile.jpg»;ЗАМЕНИТЬ(ПРАВО(A2,ДЛИНА(A2)-(НАЙТИ(«файлы/»;A2)+6)), «.JPG»; «.Jpg»)

Что делает формула? Она ищет файлы строки /, объединяющие все пути, а затем извлекает, начиная справа (функция ВПРАВО), только символы, составляющие имя файла.

Кроме того, с помощью функции ЗАМЕНА расширение .JPG в верхнем регистре заменяется соответствующим расширением в нижнем регистре.

Наконец, самая внешняя функция ЕСЛИ показывает значение nofile.jpg в ячейке, когда указанная ячейка (в данном случае A2) должна быть пустой, тогда как в других случаях она показывает имя файла.

Научившись хорошо вкладывать функции, вы сможете создавать чрезвычайно мощные формулы, которые затем можно воспроизвести в других ячейках, используя приведенные выше рекомендации.

Совет всегда состоит в том, чтобы разделить формулу «на части», возможно, используя «вспомогательные» ячейки для промежуточной обработки.

После того, как различные части формулы установлены, их можно объединить в одну.

Разница между датами, днями и месяцами

Не все знают, что простой калькулятор Windows позволяет определить разницу между датами: Рассчитать разницу между двумя датами в Windows.

С другой стороны, Excel и LibreOffice Calc предоставляют функции, позволяющие вычислять различия. Чтобы установить, сколько дней прошло между одной датой и следующей, просто вычтите ее (A2-A1), а для разницы в месяцах вы можете использовать функцию МЕСЯЦ (пример: МЕСЯЦ (A2) -МЕСЯЦ (A1)) где A1 и A2 ячейки, содержащие даты.

Также очень полезна функция РАБДНИ.ТОТ, которая позволяет установить количество рабочих дней между указанными датами.

Получение данных с веб-страниц и их обработка с помощью электронной таблицы И Excel, и LibreOffice Calc предлагают функции для чтения содержимого веб-страницы и извлечения содержащейся на ней информации для вставки ее в электронную таблицу.

Однако для этой конкретной потребности мы хотели бы порекомендовать использование пакета Google: приложение Sheets, по сути, особенно универсально для этой конкретной потребности и уходит своими корнями в тот факт, что предложение компании Mountain View родилось и вырос на облаке.

Поэтому для импорта данных с веб-страницы мы предлагаем вам следовать инструкциям в статье Извлечение данных с HTML-страницы: как это сделать.

Вы будете приятно удивлены универсальностью функции importxml Google Sheets, поведение которой можно свободно формировать в соответствии со структурами HTML, содержащими импортируемые данные.