(РУКОВОДСТВО) Полезные советы по выбору инструментов для удаленной работы

Доступные сегодня технологии позволяют относительно легко работать из любого места. Однако многие стартапы и компании, которые были вынуждены перейти на удаленную модель, сталкиваются с проблемами выбора правильных инструментов. Среди такого количества вариантов бывает сложно найти подходящий.

Существуют различные показатели, которые следует учитывать при выборе лучших инструментов для поддержки вашего удаленного бизнеса и вовлечения вашей команды. Вот несколько полезных советов, которые помогут вам в процессе принятия решений.

Определите основные потребности

Прежде чем определить, какие инструменты подходят для вашего бизнеса, оцените свои основные потребности. Будут бесконечные отвлекающие факторы и уникальные программы, предлагающие решить за вас проблему во время вашего исследования. Однако лучше всего преодолеть «синдром блестящего объекта» и сосредоточиться на основных потребностях вашей организации. Если со временем эти потребности изменятся или расширятся, вы можете вернуться и рассмотреть другие варианты.

Для многих компаний и удаленных сотрудников основными потребностями, вероятно, будут управление проектами и коммуникации. Под этим зонтиком вашему бизнесу может потребоваться платформа для видеовстреч, приложение для отслеживания времени и инструмент для отправки важных документов из любого места.

Сужение и уточнение ваших основных потребностей поможет вам сосредоточиться на поиске бизнес-инструментов.

Исследуйте лучшие рекомендации

После того, как вы прояснили свои потребности, сэкономьте время и энергию, просмотрев лучшие рекомендации в Интернете. Следите за именами, которые повторяются снова и снова. Например, Slack часто используется для обмена мгновенными сообщениями внутри команд. электронный факс является лучшей рекомендацией для онлайн-факсинга, а Asana является лидером отрасли в области управления проектами.

Вы обнаружите, что существует бесконечное количество вариантов программного обеспечения для основных бизнес-функций. Изучая лучших претендентов на рынке, вы можете упростить процесс принятия решений, используя в качестве ориентира социальное доказательство.

Оцените бюджет

Ключевой частью финансового управления для бизнеса является знание того, когда тратить, а когда экономить. Когда дело доходит до инструментов, важно знать, когда использовать бесплатную версию, а когда платить за премиум-версию.

Например, Zoom предлагает бесплатные групповые встречи, которые длятся 40 минут, если в системе участвуют более трех человек. Если вы склонны проводить короткие сеансы один на один, используйте бесплатную платформу. Однако, если у вас есть частые встречи команды, которые могут длиться дольше, чем максимально отведенное время, заплатите за обновление вместо того, чтобы выходить из системы и снова входить в систему, тратя время всех.

Знайте, что самый дорогой вариант не всегда необходим для вашей компании. Также важно рассмотреть варианты масштабирования, когда ваши потребности изменятся.

Учитывайте кривую обучения

Еще одним важным соображением, особенно при работе с удаленной командой, является кривая обучения технологии, которую вы внедряете. Некоторые платформы будут сложными по своей сути из-за широты того, что они охватывают. Однако чем более интуитивно понятной и простой будет программа, тем лучше будет работать ваша команда.

Чтобы оценить кривую обучения, прежде чем переходить к новой технологии, используйте пробный период, чтобы поиграть и протестировать систему. Дайте вашей команде возможность изучить и выделить любые проблемы, которые они предвидят, исходя из своих ролей.

Оцените интеграцию

В нашем отдаленном мире важно найти технологию, которая не работает изолированно. Хотя инструменты, которые вы используете, не могут беспрепятственно взаимодействовать друг с другом, они должны, по крайней мере, взаимодействовать с минимальным вмешательством.

Подумайте, как раньше люди обменивались формами и документами. Кто-то отправил бы форму по электронной почте. Получатель должен будет распечатать его, чтобы заполнить. Затем они должны были либо отправить его по факсу, либо отсканировать обратно отправителю, который затем распечатал готовый документ. Теперь вы можете получить форму по электронной почте, заполнить ее в Интернете и отправить обратно одним нажатием кнопки по электронной почте, онлайн-факсу или перетащив ее в общую папку.

Ищите инструменты, которые интегрируются с другими инструментами или, по крайней мере, упрощают межплатформенное взаимодействие.

Посмотрите на текущие варианты поддержки

Другим важным соображением являются текущие варианты поддержки. Ищите инструменты с отзывчивыми экспертами поддержки, которые помогут сократить время простоя при возникновении ошибки.

Также стоит посмотреть на их доступные ресурсы и справочные центры. Многие платформы имеют открытый доступ к своим учебным пособиям и обучающим видео, на которые можно ссылаться по мере необходимости. Не стесняйтесь искать в Интернете отзывы об их вариантах поддержки клиентов.

Учитывайте безопасность и доступность

Возможно, одним из наиболее важных аспектов, которые следует учитывать при выборе определенных технологий и программ, являются компоненты безопасности и доступности. Поскольку конфиденциальная информация может передаваться по общедоступным сетям и при меньшем внутреннем контроле, вам необходимо знать, что она защищена.

Доступность играет ключевую роль в безопасности, также. Как ваша команда может получить доступ к необходимой им информации на платформе, не видя конфиденциальной информации, которая к ним не относится?

Переадресация по мере необходимости

Имейте в виду, что выбор конкретного инструмента для вашей компании не является обязательством на всю жизнь. Хотя пересмотр может быть связан с затратами, лучше переоценить и адаптировать, чем использовать инструмент, который не работает.

Не торопитесь с выбором инструментов для удаленной работы и запланируйте периоды оценки, чтобы увидеть, по-прежнему ли они полезны.