(РУКОВОДСТВО) Когда пригодятся виртуальные комнаты данных?

Знаете ли вы, что в среднем компания тратит 3% своего дохода на бумагу, печать и обслуживание документов? Фактически, компании в Соединенных Штатах ежегодно тратят более 120 миллиардов долларов только на печать бланков и других деловых документов. Удивительно, но эти цифры представляют только США; как насчет объема финансовых ресурсов, потраченных на газеты в других частях мира?

Можете ли вы представить, что тратите 3 доллара из каждых 100 долларов на бумагу и печать? Конечно, нет, и именно по этой причине предприятия быстро переходят на безбумажные решения, такие как программное обеспечение VDR, для управления документами.

Виртуальные комнаты данных произвели революцию в практике хранения данных и управления ими во всем мире. Они значительно минимизировали затраты на бумагу и в то же время более безопасны, чем многие другие варианты хранения данных.

Для чего еще вы можете использовать программное обеспечение для комнаты данных? Как виртуальная комната данных может помочь вашему бизнесу? Продолжайте читать, если вы ищете ответы.

Втчто такое программное обеспечение Virtual Data Room?

Виртуальная комната данных, которую часто называют программным обеспечением VDR, представляет собой высоконадежное централизованное хранилище данных, где предприятия и специалисты всех типов могут хранить свои важные документы и другие формы данных.

Что отличает виртуальные комнаты данных от других платформ хранения данных, так это их непревзойденная безопасность. Провайдеры VDR предлагают эти услуги комнаты данных без участия третьих лиц.

Поскольку виртуальные комнаты данных представляют собой облачное программное обеспечение, пользователи могут получить к ним доступ из любого места и в любое время. Фактически, современные комнаты данных помогают вам получить доступ к материалам комнаты данных даже без доступа в Интернет.

Более того, программное обеспечение для онлайн-комнат данных дополнено инструментами для совместной работы, что делает их выгодными виртуальными рабочими пространствами. Пользователи могут обмениваться документами, общаться в режиме реального времени, работать с общими документами и так далее.

ВтПочему виртуальные комнаты данных полезны для бизнеса?

Виртуальные комнаты данных могут многое предложить бизнесу. Вот некоторые преимущества программного обеспечения VDR, о которых стоит упомянуть.

1. VDR экономят время

Система бумажной документации все тормозит. Сценариев может быть очень много, но для вашего понимания давайте обсудим лишь некоторые из них. Представьте, сколько времени это займет:

• Найти документ среди сотен и тысяч файлов, хранящихся в физической комнате данных?
• Чтобы раздать форму обратной связи или анкету среди ваших сотрудников, чтобы они записывали свои ответы, собирали формы, а затем обрабатывали данные?
• Отправить документ в другие филиалы или филиалы вашей компании?

Виртуальная комната данных может просто сократить время, необходимое для этих процессов, в 10 раз. Например, вы можете хранить все свои бизнес-данные на централизованной платформе и разрешить своим сотрудникам доступ к ним в любое время. Кроме того, пользователи комнаты данных могут найти любой файл, просто введя ключевое слово, имя файла или фразу в строке поиска.

Если вы хотите провести сеанс обратной связи, вы можете создать группу сотрудников, отправить форму обратной связи и попросить их заполнить ее онлайн. Можете ли вы поверить, что подписать документ онлайн больше не проблема? Да, функции электронной подписи в виртуальных комнатах данных позволяют пользователям подписывать любые документы в электронном виде.

2. VDR обеспечивают безопасность данных

Защита важных бизнес-данных от внутренних и внешних рисков — непростая задача. Именно здесь виртуальные комнаты данных очень удобны из-за их непревзойденной безопасности.

Защищенная комната данных использует несколько уровней безопасности для защиты ваших бизнес-данных на разных уровнях. Например, функция двухэтапной проверки действует как входной барьер для неавторизованных пользователей. Если кто-то попытается войти в систему с учетными данными любого пользователя комнаты данных, комната данных отправит секретный код по электронной почте или в текстовом сообщении. Это немедленно уведомит пользователя, чей пароль был скомпрометирован.

Точно так же пользователи комнаты данных могут обмениваться файлами в зашифрованном виде, гарантируя, что только предполагаемый получатель сможет расшифровать документ. Вот некоторые другие полезные функции безопасности в VDR:

• Контроль доступа к документам: Администрация комнаты данных или владелец документа может предоставить или отозвать доступ к документу.
• Активация режима «Только просмотр» в любом документе запрещает пользователям редактировать, загружать или печатать этот файл.
• Цифровые водяные знаки могут быть добавлены, чтобы требовать авторских прав на любой файл, поскольку они позволяют вам отследить создателя документа.
• Очистка устройства — одна из самых полезных функций безопасности в комнатах данных. Если пользователь теряет свое устройство, подключенное к комнате данных, администрация может немедленно очистить это устройство.

3. VDR экономят деньги

Каждый бизнес, будь то малый или крупный, хотел бы эффективно использовать свои ограниченные финансовые ресурсы, и виртуальные комнаты данных могут помочь вашему бизнесу в достижении этой цели. Использование системы безбумажной документации означает, что вы можете избежать расходов на бумагу и печать. Таким образом, технически вы экономите 3% от общего дохода.

Кроме того, если вы считаете, что ваши сотрудники могут легко сотрудничать в виртуальной комнате данных, вы можете вести свой бизнес без аренды офиса/физического рабочего места. Виртуальные комнаты данных — идеальное решение для поставщиков удаленных услуг, таких как технические компании, фрилансеры, финансовые консультанты и т. д.

Заключительные слова

Переход на решения для безбумажной документации больше не просто вариант — это становится необходимостью. Это потому, что расходы на бумагу и печать могут истощить ваши финансовые ресурсы. Кроме того, в настоящее время сотрудники более комфортно относятся к возможностям удаленной работы. Если вы хотите идти в ногу с рыночными тенденциями, рано или поздно вам придется внедрить программное обеспечение VDR в свои бизнес-операции.

Если вы планируете выбрать решение для виртуальной комнаты данных для своего бизнеса, иди сейчас на сайт и ознакомиться с подробным сравнением номеров данных от экспертов.