(РУКОВОДСТВО) Какое программное обеспечение используют архивисты?

Архивариусы несут ответственность за редактирование и сохранение постоянных записей и исторически важных записей. Они специально обучены организовывать и безопасно хранить исходный материал и помогать другим людям получать его в будущем. Архивисты имеют дело с огромным количеством документов, включая фотографии, бумажные документы, включая личные и правительственные документы, фильмы, карты, письма, дневники и даже компьютерные записи. программа для архивации файлов помогает архивариусам выполнять свою работу, обеспечивая при этом дополнительную эффективность и безопасность.

Программное обеспечение для архивирования отлично подходит для быстрого сохранения и извлечения данных. Помимо этого, это программное обеспечение также соответствует стандартным мерам безопасности и защищает такие записи. После загрузки записей в программное обеспечение для архивации их можно легко отследить и восстановить в исходном контексте и форме для лучшего понимания. Интеграция архивного программного обеспечения имеет решающее значение для крупных банков и правительств, поскольку позволяет эффективно хранить и систематизировать многие данные и записи. Существует несколько надежных программ для архивирования файлов, которые могут помочь архивариусам в их работе. Вот несколько примеров программного обеспечения для архивирования и его основные функции.

1. Простой индекс

SimpleIndex — это мощное программное обеспечение, которое может преобразовывать бумажные документы в архивные цифровые изображения, используя только компьютер и сканер. Эти изображения можно индексировать и искать, а также извлекать в виде электронных записей. Этот тип программного обеспечения, который позволяет выполнять пакетное сканирование и операции индексирования, наиболее полезен в сфере недвижимости, страхования, финансов, академических и юридических секторов. SimpleIndex автоматизирует процесс сканирования и классификации тысяч документов.

Ключевая особенность

• Программное обеспечение полностью поддерживает OCR или оптическое распознавание символов, а также распознавание штрих-кода. Он также интегрирован с поддержкой Microsoft Sharepoint.
• Он может легко обрабатывать пакеты документов с помощью своей инновационной системы индексации.
• Он оснащен эффективными драйверами цифровых изображений и функциями управления файлами.

2. Заморозка страниц

Пользователи могут использовать PageFreezer как SaaS, чтобы получить неограниченное пространство для хранения своих цифровых записей. Благодаря функции долгосрочного хранения данных это программное обеспечение отлично подходит для восстановления рабочих сред после того, как компания потеряла или повредила данные. Гостиничный бизнес и здравоохранение получают наибольшую выгоду от такого программного обеспечения.

Ключевая особенность

• PageFreezer обеспечивает безопасность на уровне предприятия и соответствует требованиям GDPR, FOIA и CCPA.
• Программное обеспечение имеет дополнительную функцию мониторинга всего контента компании в социальных сетях для предотвращения утечки информации.
• Пользователи также могут архивировать информацию с веб-сайтов вместе с метаданными и временными метками каждой страницы.

3. Менеджер архива

Помимо обычной регистрации резервных копий и восстановления данных

легко из курируемой базы данных, Archive Manager может выполнять ряд других функций. От совместной работы между архивами в режиме реального времени и отслеживания изменений в данных до поддержки обширного архива электронной почты — Archive Manager — это универсальное программное обеспечение для управления контентом. Программное обеспечение также поставляется с распределенными облачными вычислениями и хранилищем, что соответствует всем концепциям современных архивов. Это также предотвращает крах компании после массовых отказов оборудования и программ-вымогателей.

Ключевая особенность

• Благодаря интеллектуальному поиску пользователи могут легко индексировать и выбирать данные. Кроме того, научиться глубокому поиску в этом программном обеспечении легко научиться и почти не требует обучения.
• Легко импортируйте и экспортируйте данные вместе с созданием отчетов об использовании.
• Это способствует расширению совместной работы с немедленной видимостью любых добавлений, удалений или изменений в любых данных.

Архивирование — утомительная работа, которую нужно выполнять тщательно. При правильном программном обеспечении процесс оцифровки и хранения документов значительно упрощается для архиваторов. Данное программное обеспечение для архивирования и любое другое программное обеспечение для архивирования на рынке имеют множество дополнительных функций, помимо функций по умолчанию. Программное обеспечение для архивирования — от обеспечения дополнительной безопасности хранимых записей данных до разработки всеобъемлющей и сложной системы поиска конкретных записей в базе данных — является оптимальным решением для современных архивистов.

Это программное обеспечение является более эффективным выбором, чем автономные устройства хранения, такие как жесткие диски и флэш-накопители, которые могут выйти из строя в любое время без надлежащего обслуживания. Облачные системы хранения, которые поставляются вместе с этим программным обеспечением, являются гораздо более безопасным вариантом. Компании должны выбрать тот, который соответствует их требованиям к архивированию, а также их бюджету.