Рабочая электронная почта на личную электронную почту: можно отправлять электронную почту?

Вот все об отправке электронных писем с работы на личную электронную почту:

Вообще говоря, недопустимо отправлять сообщения с рабочей электронной почты на личные учетные записи электронной почты.

Это может нарушить политику компании и даже федеральные законы о защите информации.

Некоторым компаниям все равно, если вы это сделаете, но когда это запрещено, вас могут уволить, подать в суд и даже привлечь к ответственности.

Так что, если вы хотите узнать все о целесообразности отправки писем с работы в личный почтовый ящик, то эта статья для вас.

Давайте прямо в это!

Можно ли отправлять сообщения с рабочей электронной почты на личную? (4 вещи)

В конечном счете, это зависит от того, где вы работаете, что отправляете, как к этому относится ваш начальник и от всех конкретных обстоятельств, связанных с электронным письмом.

Как правило, вам не следует этого делать, если вы не уверены с абсолютной уверенностью, что все в порядке.

Мы рассмотрим веские причины чуть позже, но действуем с осторожностью.

Даже самое безобидное на первый взгляд электронное письмо, отправленное с рабочего аккаунта на личный, может закончиться плачевными последствиями, включая увольнение с работы, судебный иск, а в крайних случаях и уголовное преследование.

Я не преувеличиваю.

Но, если с вашим местом работы все в порядке, тогда все решается.

На самом деле это означает, что мы должны немного глубже погрузиться в различные вовлеченные факторы.

# 1 Кто управляет рабочей электронной почтой

Это первый и самый важный вопрос.

Существует два типа рабочих электронных писем: те, которые предоставляет ваш работодатель, и те, которые вы настраиваете самостоятельно.

Если вы работаете в малом бизнесе, есть вероятность, что у них нет собственного почтового клиента или провайдера, и они могут даже не предоставить вам адрес электронной почты.

В таком случае вы можете создать новую учетную запись электронной почты только для работы, чтобы упростить порядок.

Если это описывает вашу рабочую ситуацию, вы можете отправлять сообщения с рабочей электронной почты на личную.

Фактически, ваша рабочая электронная почта технически уже является личной электронной почтой.

Если компания не владеет учетной записью электронной почты и не управляет ею, у вас есть большая свобода действий.

Однако это не является обычным случаем для большинства людей.

У большинства из вас, читающих это, вероятно, есть адрес электронной почты, который дал вам ваш работодатель.

Если это так, то этот раздел к вам не относится.

# 2 Что такое политика компании

Давайте перейдем к чему-то универсальному.

Если у вас есть рабочая электронная почта, то, вероятно, у вас есть политика компании в отношении управления этой электронной почтой.

Даже если это прямо не написано, вы, вероятно, можете спросить свое руководство, можно ли отправлять вещи с вашей рабочей электронной почты на вашу личную электронную почту, и они скажут вам.

А еще лучше, если есть написанная политика, вы можете ее прочитать.

Независимо от того, что диктует политика, это ваш ответ.

Мы поговорим об этом позже, но нарушение политики часто имеет последствия, которые могут варьироваться от пресловутой пощечины до судьбоносных последствий.

# 3 Что говорит ваш непосредственный начальник

Вот где эта тема становится сложной.

Даже если у вас есть четкая политика компании, бывают исключения.

В конечном счете, вами управляет ваш непосредственный руководитель или начальник, и то, как они будут управлять вами, зависит от них.

Гибкость в управлении, безусловно, будет зависеть от того, где вы работаете, но по большей части это решение принимает ответственный за вас человек.

Если они говорят вам не отправлять рабочие электронные письма на вашу личную учетную запись, то вы, вероятно, не должны этого делать, независимо от политики.

Если они говорят, что это нормально, что противоречит политике, тогда вам нужно читать ситуацию.

Если вы действительно не знаете, что делать, вы можете обратиться к HR или обратиться к своему начальнику, чтобы получить четкий ответ.

Вы можете спросить своих сверстников.

Это настолько зависит от ситуации, что универсального ответа нет, но вот что поставлено на карту.

Если начальство строго соблюдает политику, то ваш начальник может не защитить вас, даже если он разрешил отправлять эти электронные письма.

Если это просто свободная политика, до которой никому нет дела, тогда у вашего босса действительно есть свобода действий.

Но, как я постоянно говорю, нарушение политики может привести к негативным последствиям.

# 4 Почему вы отправляете электронное письмо

Это так же важно, как и все остальное.

Содержание электронного письма и причина, по которой вы его отправляете, имеют большое значение.

По большей части политики, запрещающие отправлять электронные письма таким образом, предназначены для защиты важных секретов.

Независимо от того, занимается ли ваша компания получением патента, вы работаете с государственными секретами или они просто беспокоятся о том, что конкуренты узнают секрет их рецепта пончиков, идея состоит в том, чтобы защитить информацию.

Если вы отправляете электронное письмо со своей рабочей учетной записи на личную учетную запись, которой вы делитесь со своей второй половинкой, напоминая им забрать детей с тренировки, то вы не совсем раскрываете секреты.

Вероятно, есть лучший способ отправить это сообщение, который не подвергает вас риску, но есть большая вероятность, что вы просто получите выговор за что-то подобное.

Если вы отправляете себе запатентованные проекты САПР, чтобы продать их конкурирующей компании, вы подвергаете риску свою карьеру и средства к существованию.

Очевидно, что между этими крайностями есть много места, но в этом-то и суть.

Если ваша электронная почта содержит привилегированную информацию, то, вероятно, ее не следует отправлять на личную электронную почту, если у вас нет явного разрешения.

Почему нельзя отправлять сообщения с рабочей электронной почты на личную? (3 причины)

До сих пор я действительно говорил о том, как ориентироваться в политике и политике на рабочем месте.

Это советы, чтобы узнать, можно ли отправлять электронное письмо.

В этом разговоре есть еще что-то.

Предположим, что ваша политика запрещает отправку электронных писем с рабочей учетной записи на личную.

В таком случае, что произойдет, если вас поймают на этом?

Политика компании №1 (снова)

Во-первых, это возвращается к политике компании.

Подробная политика объяснит, как работают выговоры.

Вы будете знать ставки еще до того, как отправите электронное письмо.

Может быть процесс предупреждения, и в этом случае одно нарушение не так уж сильно беспокоит.

Но если секреты действительно важны, то даже первое оскорбление может быть страшнее.

Возможно, вас уволят за отправку одного электронного письма, в зависимости от политики вашей компании и характера электронного письма.

Так что даже в лучшем случае последствия могут быть плачевными.

В следующих двух разделах вы увидите, что увольнение — это еще не все возможности.

#2 Корпоративные секреты

Как я постоянно говорю, весь смысл этих политик заключается в защите секретов компании.

Итак, допустим, вы инженер, работающий над новым проектом.

Он еще не защищен авторским правом и не запатентован, поэтому, если его получит конкурент, это может стать огромной проблемой.

Вы хотите наверстать упущенное по работе дома на выходных.

Вы не можете получить доступ к ресурсам своей компании дома, поэтому вы отправляете себе по электронной почте несколько файлов, которые позволят вам работать дома.

Это очень вероятно огромное нет-нет.

Вы берете конфиденциальную информацию из-под защиты корпоративной сети.

Даже если у вас есть благотворная цель, и даже если никаких секретов не просочилось, это, вероятно, нарушение правил.

Даже в этом ограниченном примере вас могут уволить.

Более того, у компании могут быть основания подать на вас в суд.

Они потенциально могут разорить вас в финансовом отношении из-за неправильного обращения с важными документами.

И, даже если вы не инженер, работающий над большими секретами, у каждой компании есть конфиденциальная информация.

Это может включать контактную информацию других сотрудников, финансовую информацию для клиентов и других обычных вещей, таких как платежная ведомость.

Если вы неправильно обращаетесь с конфиденциальной информацией, вы можете быть привлечены к гражданской ответственности.

№ 3 Допуск безопасности

Здесь все становится еще серьезнее.

Если вы работаете на правительство или в качестве государственного подрядчика, вы можете обрабатывать информацию, на которую распространяется допуск к секретным данным и соответствующие протоколы.

Нарушение этих протоколов, которое может включать отправку электронного письма с работы на личное, может закончиться хуже, чем ваше увольнение или судебное преследование.

Действие может быть незаконным, и вы вполне можете провести за него срок в тюрьме.

Если вы имеете дело с государственными секретами, они никогда не будут разрешены ни для одной из ваших личных учетных записей или устройств, если они не проверены экспертами по безопасности.

Не стоит рисковать.

Может ли ваше рабочее место отслеживать вашу рабочую электронную почту? (3 способа)

Теоретически да.

У вашего работодателя определенно есть способы узнать, отправляете ли вы электронное письмо со своей рабочей учетной записи на личную.

То, что это возможно, не означает, что это произойдет.

Им нужны правильные ресурсы на месте, и они должны обращать внимание.

Так что, будут ли они на самом деле знать, очень трудно сказать.

Если вы знаете, как они могут отслеживать вашу электронную почту, это может помочь вам подумать, является ли это хорошей идеей.

Управляемая электронная почта №1

Важно то, что если ваш работодатель предоставляет вам адрес электронной почты, то это учетная запись, которую они фактически контролируют.

Если электронное письмо заканчивается названием компании (например, вместо googl.com), это означает, что они контролируют сервер, на котором работает электронное письмо.

Это большое дело.

По сути, они могут внедрить программные инструменты, которые позволят им видеть каждое электронное письмо, которое приходит и уходит с сервера.

Они также могут настроить эту систему, чтобы помечать их, когда электронные письма отправляются на определенные учетные записи электронной почты.

Это противоречит идее черного списка и белого списка.

С черным списком программное обеспечение будет создавать предупреждение, если электронное письмо будет отправлено на любой адрес электронной почты из предустановленного списка.

Так что, если они уже знают вашу личную учетную запись электронной почты, они могут внести ее в черный список, и тогда они точно узнают.

Другая возможность заключается в использовании белого списка.

В этом случае они будут получать оповещения всякий раз, когда электронное письмо отправляется любому, кого нет в списке.

В этом случае они добавили бы клиентов и сотрудников в белый список, но не добавили бы ваш личный адрес электронной почты.

Таким образом, когда вы отправите электронное письмо, они все равно получат уведомление.

Существуют и другие способы мониторинга электронной почты, но здесь действительно важно то, что ваш работодатель вполне может знать всех, кого вы отправляете по электронной почте.

Вдобавок ко всему, если они контролируют учетную запись, они могут просто войти в вашу электронную почту по своему усмотрению и посмотреть, что вы делаете.

Существует множество способов мониторинга учетных записей электронной почты.

# 2 Центральный сервер входа в систему

С другой стороны, им вообще не нужно отслеживать вашу электронную почту.

Они могут контролировать всю вашу компьютерную активность.

Центральный сервер входа — это способ организовать компьютеры на рабочих местах, чтобы упростить и удешевить управление.

Когда у вас есть такая настройка, вы сядете за свой компьютер и войдете в свою учетную запись, прежде чем сможете что-либо сделать.

Но поскольку он работает через центральный сервер, вы также можете войти в систему с другого компьютера на работе, и у вас будет доступ ко всем вашим данным.

Это потому, что сервер действительно обрабатывает все; отдельные компьютеры – это просто способы доступа к серверу.

Почему это важно?

Если на вашем рабочем месте используется центральный сервер входа в систему, они могут видеть все ваши действия на компьютере, в том числе то, как вы используете свою электронную почту.

Это очень легко контролировать, и в такой обстановке вы должны исходить из того, что все, что вы делаете, контролируется.

Как я уже говорил.

Просто потому, что они может это не значит, что они воля контролировать все, но это определенно возможно, и вы не сможете узнать, что находится под наблюдением, а что нет.

# 3 Выделенный ИТ-персонал

Даже если два других случая неприменимы, выделенный ИТ-персонал может отслеживать вашу активность, и у них есть несколько способов сделать это.

Во-первых, они могут установить на рабочие устройства программное обеспечение, которое позволит им видеть все, что вы делаете на этом устройстве.

Во-вторых, они могут контролировать саму сеть.

Это сложнее и сложнее, но можно использовать программное обеспечение для проверки всей сети, аналогично тому, как почтовый сервер может помечать трафик.

Я пропущу техническую терминологию, но суть в том, что любой трафик через сеть в конечном итоге можно отследить.

Это много работы, но если мониторинг исходящих писем достаточно важен, это определенно можно сделать.

Какое отношение имеет отправка сообщений с рабочей на личную почту к разоблачению?

Давайте подытожим несколько вещей.

Во-первых, ваша компания определенно может знать, когда вы отправляете электронное письмо, которого не должны делать.

Вдобавок ко всему, политики и правила могут вступить в игру и потенциально перевернуть всю вашу жизнь.

Что, если эти риски того стоят?

А если они необходимы?

Что, если вам нужно сообщить о чем-то действительно важном?

На эти вопросы нелегко ответить, но в случае сообщения о нарушениях существуют ресурсы, которые помогут вам ориентироваться в очень сложных ситуациях.

Для тех, кто не знаком с этим термином, информирование о нарушениях — это когда вы, как сотрудник, обнародуете информацию о правонарушениях, происходящих в вашей компании.

Например, если ваша компания сбрасывала токсичный шлам в реку, которая отравляла людей, вы могли бы уведомить об этом власти и/или журналистов, чтобы попытаться исправить ситуацию.

Ваши действия в этом случае будут считаться доносом.

Информирование о нарушениях — довольно обширная тема, слишком обширная, чтобы осветить ее здесь целиком, поэтому вместо этого я оставлю вам некоторые ресурсы.

В целом, даже будучи осведомителем, вы подвергаетесь риску, если отправляете конфиденциальную информацию на свою личную учетную запись электронной почты, поэтому действуйте осторожно.

Начните с этих государственные ресурсы и читайте внимательно.

В конечном счете, есть путь вперед, но вы наверняка в сложной ситуации.