Как использовать Power Automate для автоматизации любой операции

В офисе и в компании нам часто приходится выполнять повторяющиеся операции на периодической или даже ежедневной основе. Это действия, которые требуют времени и часто утомительны для выполнения.
Как здорово было бы, если бы вы могли сделать их автоматическими? Когда можно было сэкономить время и деньги, настроив одну или несколько задач на автоматическое выполнение машиной без необходимости выполнять их одну за другой?

Мощная автоматизация это инструмент, который делает именно это: он позволяет автоматизировать широкий спектр действий, упрощая, ускоряя и оптимизируя рабочие процессы.
Прелесть Power Automate в том, что он работает в облаке: различные операции, например, анализ данных, изменение документов, создание новых файлов, резервное копирование, отправка электронных писем и т. д., можно настроить таким образом, чтобы они выполнялись в удаленные серверы без необходимости держать какой-либо компьютер включенным.

Ранее известный как Flow (Microsoft Flow: что это такое и как автоматизировать рабочие процессы), Power Automate теперь предлагает все самые продвинутые функции только бизнес-пользователям с учетной записью Office 365 или Microsoft 365.: просто связаться с office.com затем нажмите Power Automate в левом столбце (если значок не отображается, нажмите Все приложения).

Сила Power Automate заключается в том, что можно связывать разные действия друг с другом, автоматически обрабатывать полученный вывод и использовать эту информацию для выполнения других операций. Вы также можете включить автоматические циклы и установить предложения if…then…else, чтобы указать, что Power Automate должен делать в зависимости от получаемых выходных данных. Все без ввода ни строчки кода.

Power Automate также позволяет вам взаимодействовать с сотнями сторонних онлайн-сервисов: это означает, что вы можете заставить несколько веб-приложений от разных разработчиков взаимодействовать и изобретать даже очень четко сформулированные потоки.

Нажав «Создать» в левом столбце Power Automate, вы можете выбрать, создавать ли новый автоматический облачный поток (он будет запущен после возникновения определенного события), который активируется вручную, который запускается на периодической основе и т. д. на улице.

Например, выбрав Автоматизированный облачный поток, вы можете установить триггерное событие, т. е. то, которое инициирует выполнение действия, созданного с помощью Power Automate.
Введя Onedrive в поле поиска, а затем установив флажок «При создании файла», вы можете заставить Power Automate выполнять какие-либо действия при создании нового файла в определенной папке в OneDrive.

Очевидно, что есть много триггерных событий, которые можно выбрать: просто наведите указатель мыши на значок «i» справа, чтобы понять эффект каждого из них.

В этом случае после настройки папки OneDrive для отслеживания, нажав «Новый шаг», вы можете ввести Onedrive, а затем выбрать «Преобразовать файл», как показано на изображении ниже.

Чтобы Power Automate автоматически преобразовывал файл Word, появившийся в указанной выше папке OneDrive, просто щелкните поле «Файл», «Динамическое содержимое», а затем «Идентификатор файла».

Последующее раскрывающееся меню «Тип назначения» позволяет убедиться, что любой файл, сохраненный в папке OneDrive, автоматически преобразовывается в формат PDF.

Нажав, например, на Новый шаг, вы можете решить, что делать с файлом в формате PDF: вы можете загрузить его, например, на сервер SharePoint, поделиться им в Microsoft Teams, сохранить на Google Диске, отправить электронной почты (даже с помощью Gmail или других служб), на FTP-сервере или других серверах.

Ссылка Добавить динамическое содержимое позволяет вставлять ссылки на имя файла и его содержимое.
Очевидно, что можно связать несколько действий, нажав «Сохранить», как только поток будет готов к использованию.

Нажав на значок «Тест», можно выполнить ручной или полностью автоматический тест, чтобы проверить, все ли работает.

Щелкнув имя потока на главном экране Power Automate, можно узнать, сколько раз были выполнены действия и результат каждой операции.

Выполнение потоков с помощью Power Automate зависит от некоторые ограничения, которые также различаются в зависимости от используемого профиля пользователя.

В чем отличия от Power Automate Desktop

Если Power Automate в облачной версии может быть использован в полной мере только обладателями бизнес-подписки на услуги Microsoft, к счастью, пользователи все еще могут загрузить и установить его сегодня. Мощная автоматизация рабочего стола (Выполняйте задачи автоматически с помощью нового Power Automate Desktop для Windows 10.) приложение для автоматизации любого процесса, особенно действительно скучного, которое не зависит от облака (это приложение, которое можно использовать локально), но которое можно настраивать и управлять с помощью «автоматического» подхода.

Нажав «Новый поток», а затем обратившись к левому столбцу, вы можете проверить, какие и сколько действий Power Automate Desktop поддерживает напрямую.

В Power Automate Desktop отсутствуют все ссылки на веб-приложения, работающие в облаке (например, OneDrive, Google Диск, Teams, SharePoint и т. д.), но по-прежнему можно подключаться к серверам Exchange и обмениваться данными, подключаться к базам данных и запускать SQL-запросы. , получать и отправлять сообщения электронной почты, взаимодействовать с Outlook, с Active Directory, с веб-приложениями, с FTP-серверами, с Azure, AWS, с когнитивными сервисами от Microsoft, Google и IBM, с механизмом оптического распознавания символов (OCR), с Excel электронные таблицы и многое другое.

С помощью Power Automate Desktop вы можете выполнять обработку файлов Excel, открытых или хранящихся в используемой системе (или в локальной сети), открывать электронную таблицу, использовать содержащиеся в ней данные, изменять их и сохранять файлы.
Вы также можете обрабатывать PDF-файлы, автоматически извлекая текст и изображения, сохраняя страницы в виде нового файла и объединяя несколько документов в один.

Запрошенные и настроенные в виде потока действия будут выполняться одно за другим и то, что было получено на предыдущих шагах, может быть использовано для последующей обработки.