CC, BCC, Ответить всем: Электронный этикет?

Вот правильный этикет электронной почты для CC, BCC и ответа всем:

Как правило, вы используете CC, чтобы включить кого-то, кто, по вашему мнению, не должен отвечать непосредственно на электронное письмо.

Скрытая копия должна включать кого-то, когда у вас есть причина скрыть его включение от остальной части списка рассылки.

Ответить всем, как правило, не следует использовать, так как это приводит скорее к спаму, чем к полезному общению.

Итак, если вы хотите узнать все о том, как правильно использовать CC, BCC и отвечать всем при написании электронного письма, то эта статья для вас.

Давайте прыгать прямо в!

Что означают условия электронной почты CC, BCC и Reply All? (4 вещи)

Этикет электронной почты важнее, чем вы можете себе представить, особенно в профессиональной среде.

Тем не менее, будет довольно сложно освоить этикет, если у вас нет четкого понимания различных механизмов, которые вы можете использовать для отправки электронных писем.

В целом существует множество различных способов взаимодействия с электронной почтой — в конце концов, это важная часть цифрового мира.

Но мы можем сосредоточиться на трех конкретных терминах, что они означают и как они работают.

Это CC, BCC и ответ всем.

Объясняя механизмы каждого из них, я могу подготовить вас к этикету с более сильной базой знаний и улучшенной способностью рассуждать, почему этикет так важен.

Имея это в виду, давайте поговорим о том, как отправлять электронные письма.

№1 в

Первое, что нужно понять, это то, что вы можете адресовать электронное письмо любому получателю, которого вы выберете.

Это поле «Кому», и здесь вы можете выяснить, кому адресовано электронное письмо.

Несомненно, вы пользовались электронной почтой раньше и знаете, как адресовать электронную почту.

На чем я хочу сосредоточиться прямо сейчас, так это на том, что вы можете указать несколько получателей в поле «Кому».

Фактически, вы можете указать массу получателей в этом поле.

Три других параметра адреса, которые мы собираемся обсудить, существуют для быстрой и эффективной отправки электронной почты нескольким людям, но поле «Кому» отлично подходит и для этого.

Вот что действительно отличает его от других полей (особенно от поля CC).

Поле «Кому» предназначено для людей, к которым вы напрямую обращаетесь в электронном письме.

Если вам нужно отправить электронное письмо всем в рабочей группе, и вы общаетесь со всеми напрямую, то это способ сделать это.

«Кому» означает прямое, преднамеренное общение.

№ 2 СС

CC означает «копия».

Для тех, кто недостаточно взрослый, чтобы помнить, копии были инструментом, используемым для быстрого и надежного копирования бумажных заявлений.

Технически технология все еще существует, но она используется не так часто, как в прошлом.

То, как работает копия, заключается в том, что у вас есть несколько листов бумаги.

Верхний лист — это обычная бумага, на которой можно нормально писать.

Ниже лист копировальной бумаги.

Это бумага, у которой есть слой на дне, который при нажатии может оставлять следы, похожие на чернила.

Под копиркой находится еще один обычный лист.

Это работает следующим образом: когда вы пишете на трехслойной установке, ваша ручка или карандаш будут давить на копировальную бумагу с достаточной силой, чтобы все, что вы пишете, немедленно копировалось на нижний слой.

Итак, вы можете написать что-то один раз, и вы получите две копии.

В наши дни копии по-прежнему часто используются с чековыми книжками (так что вы можете хранить копии всех своих чеков) и принтерами чеков, поэтому вы и продавец получаете по копии.

Какое это имеет отношение к электронной почте?

Что ж, линейка CC названа в честь копировальной бумаги не просто так.

Цель этого письма – сделать копии вещей.

Когда вы отправляете электронное письмо, вы можете добавить других людей в строку CC.

Когда вы это сделаете, они получат точную копию отправленного вами электронного письма.

В чем смысл?

Дело в том, что вы используете эту функцию для предоставления информации людям, даже если электронное письмо не адресовано им напрямую.

Хорошим примером может быть, если вы работаете в команде и хотите задать вопрос боссу.

Вы можете сделать копию своим коллегам по команде, чтобы все они могли видеть вопрос и ответ (начальник использовал бы для этого «ответить всем», но мы вернемся к этому чуть позже).

CC позволяет включать в электронное письмо дополнительных людей, даже если они не участвуют в беседе напрямую.

В этом суть.

Есть еще один важный аспект линии CC.

Любой человек в строке CC виден всем остальным, кто получает электронное письмо.

Если у вас есть копия в электронном письме, в верхней части электронного письма вы можете увидеть всех других получателей (из полей «Кому» и «Копия»).

Ваше имя будет среди них.

#3 БЦК

Это подводит нас к BCC.

Это означает «слепая копия».

Линия BCC строится так же, как линия CC, и используется для тех же целей с одним ключевым отличием: глухая часть.

Любой, кто включен в строку BCC, не будет виден другим получателям.

Если вы получили скрытую копию в электронном письме, вы все равно сможете увидеть полный список получателей «Кому» и «Копия», но никто из них не узнает, что вы также получили копию электронного письма.

Как вы можете себе представить, это используется для осторожности.

Если вы хотите, чтобы кто-то получил копию электронного письма, но у вас есть веские причины скрывать это знание от других получателей, тогда подходит скрытая копия.

Также стоит отметить, что получатели BCC не знают друг о друге.

Только отправитель электронной почты знает, кто находится в списке BCC.

#4 Ответить всем

Последний в очереди, у нас есть ответ всем.

Эта кнопка проста и мощна.

Кнопка «Ответить всем» позволяет вам ответить на электронное письмо, и оно будет автоматически отправлено всем, кто получил электронное письмо.

Это позволяет очень быстро отвечать всем в списке адресов электронной почты.

Ответить всем имеет самый сложный этикет из этих различных вариантов электронной почты, но мы рассмотрим его в разделе этикета.

Что вам нужно знать прямо сейчас, так это то, что все ответы включают весь список рассылки, за исключением.

Чтобы сохранить скрытую часть BCC, получатели BCC не могут нажимать «Ответить всем».

Кроме того, когда кто-то в цепочке электронной почты использует ответ всем, он не будет отправляться получателям скрытой копии.

Если бы это было так, то новый отправитель знал бы о получателях скрытой копии.

Из-за этого вам нужно немного подумать о том, как вы используете «ответить всем» и «СК» вместе.

Получатели BCC могут в конечном итоге пропустить важную информацию, и, чтобы держать их в курсе, вам, возможно, придется постоянно пересылать ответы на все электронные письма в список BCC.

Это может быть больно, но в конечном итоге это работает.

Каков правильный этикет электронной почты для CC, BCC и Ответить всем? (3 ситуации)

Теперь, когда вы знаете, как работает каждый вариант, мы можем перейти к этикету, который их окружает.

По большей части правила этикета довольно просты, но я расскажу о некоторых идеях, чтобы вы действительно могли принимать взвешенные решения, когда дело доходит до управления вашей профессиональной учетной записью электронной почты.

№1 СС

CC — самый простой из этих инструментов в использовании, и он имеет самый простой этикет.

Если вы отправляете электронное письмо и хотите зациклить кого-то в беседе, не ожидая ответа, поместите его в строку «Копия».

На самом деле, с CC следует подумать о том, должны ли они быть в поле «Кому».

Основное различие заключается в ожидании.

Если вы считаете, что человек должен или, скорее всего, ответит на электронное письмо, включение его в поле «Кому» имеет большой смысл.

Если вы просто думаете, что иметь копию электронного письма для них полезно, поместите их в CC.

Вот простой пример (и мы обсудим больше примеров позже).

Представьте, что вы пытаетесь определить график проекта со своей рабочей командой.

Вы думаете, что ваш начальник может оценить копию временной шкалы, даже если ему не нужно вмешиваться напрямую.

Имеет смысл включить их в линейку CC.

# 2 БЦК

В некотором смысле BCC легче понять и использовать, чем CC.

Если вы хотите включить кого-то в строку BCC, то у вас явно есть причина скрыть его присутствие от остальных получателей.

В таком случае имеет смысл использовать BCC вместо «To» или CC.

С точки зрения этикета, вы обычно включаете кого-то в строку BCC, потому что считаете, что у него должна быть копия переписки по электронной почте, но вы опасаетесь, что указание его имени в строке CC может повлиять на исход разговора.

Вспомните предыдущий пример об обсуждении сроков.

Если вы считаете, что копия вашего босса в электронном письме с временной шкалой заставит некоторых людей нервничать или слишком амбициозно относиться к временным рамкам, вы можете вместо этого сделать их скрытой копией.

Они по-прежнему получают информацию, и вы не беспокоитесь о странностях членов команды, поскольку босс включен в цепочку электронной почты.

#3 Ответить всем

Вот общее правило для кнопки «Ответить всем»: не используйте ее. Серьезно.

В любое время, когда вы захотите ответить всем, вы можете ответить только отправителю и скопировать всех, кто, по вашему мнению, должен быть включен.

И это действительно подчеркивает этикет здесь.

Если не стоит тратить время на отправку копий каждому человеку, которого вы хотите включить в беседу, то, вероятно, нет необходимости нажимать «Ответить всем».

Вместо этого вы можете просто ответить отправителю.

Это особенно важно для крупных организаций.

Если вы когда-либо находились в цепочке электронной почты, включающей более дюжины получателей, то кнопка «Ответить всем» может стать кошмаром.

Представьте, что вы работаете в Amazon, где работают десятки тысяч сотрудников, и вице-президент рассылает всем электронные письма с праздниками.

Нажатие на кнопку «Ответить всем» рассылает спам всей компании, и это не важно, и это никогда не приемлемо.

Имея это в виду, позвольте мне указать те очень немногие случаи, когда можно было бы использовать ответ всем.

Во-первых, это когда вы являетесь человеком с самым высоким рейтингом в цепочке электронной почты.

Если кто-то задает вопрос, и вы думаете, что все должны увидеть ответ, то разумным выбором будет ответить всем.

Во-вторых, если в цепочке электронной почты участвует менее 10 человек.

В этом случае, если у вас есть вопрос или комментарий, на который действительно стоит добавить каждого участника в строку CC, то имеет смысл использовать ответ всем.

Функция «Ответить всем» сохранит всю беседу в одной цепочке электронных писем, и всем будет проще не отставать.

Однако, если ваш ответ затронет более 10 человек, вам следует серьезно подумать о других средствах связи.

Каковы хорошие примеры этикета электронной почты для CC, BCC и Ответить всем? (3 случая)

Я привел несколько кратких примеров выше, но мы действительно можем погрузиться в реальное применение этих инструментов электронной почты и то, как они выглядят с точки зрения этикета.

Для этого у меня есть лучший пример для CC, BCC и ответа всем, каждый из которых указан ниже.

№1 СС

Я уже привел вам один убедительный пример этикета CC, но есть еще лучший, более ясный пример, который должен действительно донести мысль.

Допустим, вы работаете в команде, и у вашей команды есть собрание.

Вы получаете обвинение в ведении заметок для встречи.

В конце встречи босс просит вас убедиться, что у всех есть копии заметок.

В этом случае лучший выбор — отправить электронное письмо с заметками о встрече своему начальнику и отправить копию остальным членам команды.

Никто не должен отвечать; вы просто следите за тем, чтобы у всех была копия.

Это основная цель кнопки CC и прекрасный пример того, как ее использовать.

# 2 БЦК

BCC сложнее, но у меня есть для вас другой пример, который должен иметь смысл.

Допустим, вы руководитель проекта (то есть вы являетесь начальником всех, кто участвует в проекте), и ваш проект и команда готовы к рассмотрению.

Это означает, что кто-то выше вас в иерархии компании проверяет вашу работу в команде.

Рецензент просит быть включенным в любые электронные письма команды, чтобы они могли почувствовать совместную работу и общение.

Вы беспокоитесь, что присутствие рецензента в каждом электронном письме вызовет у команды раздражение и/или нервозность, поэтому вы принимаете очевидное решение.

Вы продолжаете работать в обычном режиме с командой и BCC, рецензентом на каждом шагу.

Они получают нужную им информацию, и ваша команда ведет себя нормально.

#3 Ответить всем

Наконец, я собираюсь привести вам пример того, почему вы всегда должны колебаться, прежде чем нажимать кнопку «Ответить всем».

Это ситуация, которая возникла на моей предыдущей работе, но из-за соглашений о неразглашении я должен изменить некоторые детали.

Допустим, вы работаете в крупной компании, в которой работает около 30 000 сотрудников.

Вам предстоит запуск нового продукта, поэтому директор по запуску продукта рассылает электронное письмо всей компании.

В этом письме объясняются сроки запуска и то, что ожидается от каждого отдела.

Это небольшое электронное письмо, но оно направлено на то, чтобы каждый член компании понимал, что будет дальше и какую роль во всем этом они играют.

Один человек читает письмо, намеревается нажать «ответить», но случайно нажимает «ответить всем».

На самом деле у них есть осмысленный вопрос, но он все же не должен быть вопросом, на который можно ответить всем (поскольку в этом контексте ни один вопрос не является вопросом, на который можно ответить всем).

Затем этот ответ попадает во все 30 000 почтовых ящиков сотрудников.

Один сотрудник видит проблему и хочет убедиться, что никто другой не злоупотребит кнопкой «Ответить всем», поэтому он использует «Ответить всем», чтобы сообщить всем об этом.

Другой человек отвечает на это письмо тем же, и, прежде чем вы это узнаете, у вас будет каскад ответов на все электронные письма.

Все в компании завалены сотнями электронных писем, прежде чем все стихнет, и это тратит впустую время и энергию всех участников.

Ответить всем здесь опасно, и если вы тот, кто случайно нажал кнопку, убедитесь, что вы не извиняетесь с помощью дополнительного сообщения «ответить всем».

Это ошибка.

Если ваше сообщение дойдет до людей, с которыми вы не общаетесь регулярно или напрямую, вам не следует использовать кнопку «Ответить всем».

Это очень безопасное эмпирическое правило.